Datenschutz beim VSC

Als Verein erheben, speichern und nutzen wir personenbezogene Daten von unseren Mitgliedern und von Personen, die bei uns Mitglieder werden wollen (Anfragen)

Als Verein erheben, speichern und nutzen wir personenbezogene Daten unserer Mitglieder sowie von Personen, die bei uns Mitglied werden möchten (Anfragen).

Im Folgenden möchten wir Ihnen einen Überblick darüber geben, welche Daten wir erheben und wie wir damit umgehen. Grundsätzlich dürfen wir als Verein personenbezogene Daten erheben, die wir für unsere „geschäftliche Beziehung oder Tätigkeit“ mit der betreffenden Person benötigen – dafür ist keine gesonderte Zustimmung erforderlich. Für darüber hinausgehende Daten oder die Weitergabe von Daten an Dritte ist jedoch eine Zustimmung der betroffenen Person notwendig.

Beispiel: Bei Anfragen erheben wir Informationen wie Geschlecht, Alter und Volleyballerfahrung. Diese Daten sind notwendig, um zu prüfen, in welche VSC-Mannschaft die Person passen könnte.

Beispiel: Ein Vereinsmitglied möchte an der Meisterschaft teilnehmen und muss dafür angemeldet werden. Hierfür müssen wir Daten wie Name und Geburtsdatum an einen nationalen Verband (normalerweise den STVV) weitergeben. Dafür benötigen wir die Zustimmung des Vereinsmitglieds. Ebenso müssen wir solche Daten an internationale Verbände weitergeben, wenn ehemalige bei uns gemeldete Spielerspäter im Ausland spielen und dafür einen ITC (International Transfer Certificate) von uns benötigen.

Beispiel: Neben Pflichtdaten geben uns Mitglieder teilweise optional auch Spitznamen und Bilder. Diese werden zusammen mit der zugehörigen Mannschaft auf unserer Homepage präsentiert. Auch hierfür ist die Zustimmung des Vereinsmitglieds erforderlich.

Grundsätzlich haben alle Personen, die uns Daten zur Verfügung stellen, das Recht auf Auskunft (welche Daten?), Änderung und Löschung ihrer personenbezogenen Daten, sofern diese nicht für laufende Prozesse, Tätigkeiten oder Pflichten im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen außerhalb des Datenschutzes benötigt werden. Für die Beantwortung bzw. Bearbeitung solcher Anliegen hat der Verein einen Monat Zeit.

Praktisch bedeutet das:

Für laufende Prozesse benötigte Daten (z. B. Kontaktdaten bei einer bestehenden Mitgliedschaft) darf der Verein erheben und behalten.
Daten, die im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen erforderlich sind, dürfen ebenfalls behalten werden, z. B. personenbezogene Daten im Zahlungsverkehr, auf Belegen für Rechnungsprüfungen oder bei möglichen Prüfungen durch die GKK oder das Finanzamt.

Wenn Sie wissen möchten, welche Daten wir von Ihnen haben, diese ändern oder Daten löschen lassen möchten, die für oben genannte Pflichten nicht mehr notwendig sind, melden Sie sich bitte zuerst informell bei uns. Für eine formelle Anfrage (Antrag auf Auskunft, Änderung oder Löschung) ist jedoch ein Ausweis oder eine Kopie des Ausweises erforderlich.

Vereinsmitglieder können ihre Daten üblicherweise selbst einsehen oder ändern, indem sie sich beim Vorstand oder den Teamverantwortlichen melden.

Anfragen (Interessenten an einer VSC Mitgliedschaft)

Über unser Kontaktformular oder durch persönlichen Kontakt zu einem VSC-Mitglied werden einige personenbezogene Daten erhoben. Diese werden auf keinen Fall an Dritte weitergegeben, sondern stehen ausschließlich Vereinsverantwortlichen zur Verfügung, damit sie Interessenten auf geeignete VSC-Mannschaften verweisen, den Kontakt zu Mannschaftsverantwortlichen herstellen oder zu Probetrainings einladen können.

Folgende Daten werden erhoben:

Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse: Für Kommunikationszwecke
Geschlecht, Geburtsdatum, Volleyballerfahrungen und -interessen: Zur Einschätzung, welche VSC-Teams zu dieser Anfrage passen könnten

Üblicherweise speichern wir Anfragen in einer Liste, auch wenn Interessenten später doch nicht zum VSC kommen. Dies dient dazu, über spätere Möglichkeiten (Beachvolleyballtrainings und Einsteiger-Hallentrainings am Saisonende, Folgesaisonen) zu informieren.

(Ordentliche) Vereinsmitglieder

Die meisten unserer Mitglieder sind ordentliche Mitglieder, die mindestens einer VSC-Mannschaft über den gesamten Zeitraum einer Saison (oder über mehrere Saisonen) hinweg angehören (oder angehören können). Für Kommunikationszwecke ist es für ordentliche Mitglieder verpflichtend, sich auf unserer Homepage zu registrieren und uns die folgenden Daten zur Verfügung zu stellen:

Name, Vorname: Um Mitglieder ansprechen zu können; steht auch öffentlich auf unserer Homepage bei der zugehörigen Mannschaft.
Spitzname, Position: Können optional angegeben werden; stehen ebenfalls öffentlich auf unserer Homepage bei der zugehörigen Mannschaft.
E-Mail-Adresse, Telefonnummer: Zur internen Kommunikation; sind auch für andere Vereinsmitglieder (mit Login auf der Homepage) einsehbar.
Spezialfunktionen, Aufgaben im Verein, Stammmannschaft(en): Können optional angegeben werden; stehen auch anderen Mitgliedern (mit Login auf der Homepage) zur Verfügung.
Schiedsrichterlizenz: Ist nur für Mitglieder (mit Login auf der Homepage) einsehbar.
Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft, Adresse: Diese Daten werden für Meldungen bei regionalen oder nationalen Verbänden (STVV, ÖVV) oder auch für ITCs (internationale Freigaben, die erforderlich sind, wenn jemand in einem Land spielt und zuvor in einem anderen Land gespielt hat) benötigt und weitergegeben (zusammen mit der Mannschaft oder dem Bewerb, für die/den die Nennung gilt).

Daher benötigen wir von unseren ordentlichen Mitgliedern die Zustimmung zur Veröffentlichung der oben genannten spezifischen Daten sowie zur Weitergabe der spezifischen Daten an die entsprechenden Verbände.

Ehrenmitglieder, Fördermitglieder und Temporäre Mitglieder

Wenn sich diese Mitglieder auf unserer Homepage registrieren, gelten ebenso die selben Richtlinien zu Daten und Datenschutz, wie bei den Ordentlichen Mitgliedern.

Gibt es keine Registrierung auf der Homepage, werden folgenden Daten, auschließlich zur Kommunikation und Verwalten der Vereinsmitgliedschaft, vom Verein erhoben:

Name, Vorname
Kontaktdaten: E-Mail, Telefonnummer, Adresse
Beziehung zum Verein, Art der temporären Mitgliedschaft: z.B.: Fördermitglied, temporäres Mitglied für Beachtraining Damen Sommer 2016 usw.